Угода про обробку дани�

Редакція 2026-09-30, чинна з 2026-09-30

Ця Угода про обробку даних (далі — Угода) є частиною договору між замовником (далі — Замовник, володілець) і ФОП Клімович Анастасією Петрівною, РНОКПП 3478811607, місцезнаходження: Україна, 31334, Хмельницька обл., Хмельницький р-н, село Водички, вул. Миру, будинок 18 (далі — Adminka, розпорядник) про користування сервісом Adminka Connect відповідно до Публічної оферти (далі — Договір). Угода стосується персональних даних, які Adminka обробляє за дорученням Замовника, і приймається разом з офертою.

Угоду укладено на виконання статті 4 Закону України «Про захист персональних даних» (щодо розпорядника) та статті 28 GDPR. Для замовників із ЄС/ЄЕЗ переважає англійська редакція, оскільки до неї інкорпоровано Стандартні договірні положення ЄС.

1. Ролі та доручення

1.1. Замовник є володільцем персональних даних у своїй CRM; Adminka обробляє ці дані як розпорядник (або як суброзпорядник, якщо Замовник сам є розпорядником).

1.2. Adminka обробляє персональні дані Замовника лише за його задокументованим дорученням. Таким дорученням є Договір, ця Угода та налаштування Сервісу Замовником (підключена CRM, увімкнені таблиці, звіти, які він будує). Adminka повідомляє Замовника, якщо вважає, що доручення порушує закон.

1.3. Предмет, характер, мету, категорії даних і строк обробки наведено в Додатку I.

2. Конфіденційність

Усі, хто має доступ до персональних даних Замовника, зобовʼязані зберігати їх конфіденційність.

3. Безпека

Adminka застосовує технічні та організаційні заходи, наведені в Додатку II, і підтримує їх відповідно до ризиків. Заходи можуть оновлюватися без зниження загального рівня захисту.

4. Суброзпорядники

4.1. Замовник надає загальний дозвіл на залучення суброзпорядників, перелічених у Додатку III.

4.2. Adminka повідомляє Замовника електронною поштою щонайменше за 14 днів до залучення чи заміни суброзпорядника. Замовник може заперечити з обґрунтованих міркувань захисту даних; якщо сторони не дійдуть згоди, Замовник може припинити користування відповідною частиною Сервісу з пропорційним поверненням оплати за невикористаний період.

4.3. Adminka покладає на кожного суброзпорядника зобовʼязання щодо захисту даних, рівноцінні цій Угоді, і відповідає за їх виконання.

5. Транскордонна передача

5.1. Персональні дані Замовника зберігаються в Німеччині (ЄС). Adminka зареєстрована в Україні й має доступ до даних з України для підтримки роботи Сервісу.

5.2. Для Замовників, на яких поширюється GDPR, до Угоди інкорпоровано Стандартні договірні положення, затверджені Імплементаційним рішенням Європейської комісії (ЄС) 2021/914 (Модуль 2, а якщо Замовник є розпорядником — Модуль 3), з вибором опцій, зазначеним в англійській редакції цієї Угоди. У разі суперечності Стандартні договірні положення мають перевагу.

6. Порушення безпеки даних

Adminka повідомляє Замовника без зайвої затримки, але не пізніше ніж через 72 години після того, як дізналася про порушення безпеки персональних даних Замовника, з наявною інформацією (характер порушення, категорії та приблизна кількість осіб, імовірні наслідки, вжиті заходи) і доповнює її в міру зʼясування обставин.

7. Сприяння

З урахуванням характеру обробки Adminka допомагає Замовнику: відповідати на запити субʼєктів даних (запити, що надходять безпосередньо до Adminka, пересилаються Замовнику); забезпечувати безпеку; повідомляти про порушення; проводити оцінку впливу на захист даних. Adminka повідомляє Замовника про обовʼязкові запити органів влади щодо його даних, якщо закон цього не забороняє.

8. Видалення та повернення

Під час дії Договору Замовник може будь-коли відключити CRM або попросити видалити дані. Після припинення Договору (або завершення неоплаченого пробного періоду) Adminka видаляє персональні дані Замовника протягом 30 днів, якщо закон не вимагає їх зберігати; копії в резервних копіях знищуються під час ротації протягом 21 дня. На запит до припинення Договору Adminka надає дані в поширеному машиночитному форматі.

9. Аудит

Adminka надає інформацію, необхідну для підтвердження виконання цієї Угоди, і відповідає на обґрунтовані письмові запитання Замовника щодо безпеки. Якщо цього недостатньо, Замовник може раз на рік провести аудит (самостійно або через незалежного аудитора, повʼязаного зобовʼязанням конфіденційності) з повідомленням за 30 днів, у робочий час, за власний рахунок і без доступу до даних інших замовників.

10. Відповідальність і пріоритет

Відповідальність за цією Угодою обмежується відповідно до Договору, крім випадків, коли закон цього не дозволяє. У разі суперечностей пріоритет мають: Стандартні договірні положення, ця Угода, Договір. Угода діє, доки Adminka обробляє персональні дані Замовника.

Додаток I — Опис обробки

Володілець (експортер даних): Замовник (визначається Кабінетом); контакт — email Кабінету.
Розпорядник (імпортер даних): Adminka, info@adminka.pro.
Предмет і характер обробки: зчитування даних із CRM Замовника через API (лише читання), зберігання в окремій базі даних Замовника, перетворення на звітні таблиці та передавання цих таблиць у звіти Google Data Studio Замовника через конектор Adminka.
Мета: надання Замовнику сервісу Adminka Connect.
Періодичність: постійно; синхронізація раз на добу.
Субʼєкти даних: клієнти та ліди Замовника і їхні контактні особи; працівники та користувачі CRM Замовника (відповідальні за угоди, учасники дзвінків).
Категорії даних: імена; назви компаній; номери телефонів та адреси email; записи про угоди, замовлення, ліди й платежі, повʼязані з особою; записи про дзвінки (час, напрямок, тривалість, номер телефону); ідентифікатори користувачів CRM; будь-які дані в додаткових полях CRM, які читає Сервіс.
Особливі категорії: не передбачені. Замовник не повинен зберігати їх у полях CRM, які читає Сервіс.
Строк: строк дії Договору плюс строк видалення згідно з розділом 8.

Додаток II — Технічні та організаційні заходи

Шифрування під час передавання (HTTPS/TLS) для Сайту, API Сервісу та конектора.
API-ключі CRM зберігаються зашифрованими (AES-256) і не відображаються після введення.
Робота з API CRM лише на читання; Сервіс ніколи не записує в CRM Замовника.
Логічна ізоляція: окрема база даних для кожного замовника; кожен запит конектора авторизується токеном конкретного замовника.
Адміністративний доступ — лише в уповноважених працівників і лише через VPN; індивідуальні облікові записи баз даних з мінімально необхідними правами.
Щоденне резервне копіювання із зашифрованою позамайданчиковою копією.
Перевірка вхідних даних на всіх публічних точках доступу; обмеження частоти запитів і захист від ботів на публічних формах.
Видалення даних Замовника після припинення Договору (розділ 8).

Додаток III — Суброзпорядники

Суброзпорядник	Мета	Місце
Hetzner Online GmbH	Хостинг, зберігання та резервні копії	Німеччина (ЄС)

Google Data Studio отримує дані за дорученням самого Замовника відповідно до його договору з Google і не є суброзпорядником Adminka.

Окремі положення адаптовано з Common Paper Data Processing Agreement, commonpaper.com, ліцензія CC BY 4.0.